Как преодолеть кассовый разрыв

На протяжении 10 лет, как я работаю в финансовой сфере, я убедилась, что самая частая проблема, с которой сталкиваются предприниматели, – это кассовый разрыв. Сегодня я расскажу, что делать, чтобы в него не попасть, и что делать, если все-таки избежать кассового разрыва не удалось. В конце статьи вас ждет чек-лист «Деньги под контролем», который поможет вам определить ближайшие шаги для наведения порядка в управлении деньгами.

Кассовый разрыв – это временная неплатежеспособность компании, то есть ситуация, в которой не хватает денег на оплату счетов.

Причины могут быть разные:

– деньги «заморожены» в запасах на складе. Закупали товар во время сезонного снижения цен или скопились новинки, спрос по которым не оправдал ожидания;

– компания дает покупателям отсрочку платежа, которую не может себе позволить;

– идет значительный рост продаж покупателям с отсрочкой платежа;

– много должников с просрочками по оплатам либо есть невозвратная задолженность контрагентов;

– деньги на покупку оборудования взяли из оборота, и оно еще не успело окупиться;

– компания вошла в несезон и не успела подготовиться;

– компания работает в убыток.

Профилактика кассовых разрывов

Для того чтобы избежать кассового разрыва, необходимо планировать. Ваши «помощники» – платежный календарь и бюджет денежных средств. В платежном календаре вы будете планировать движение денег по дням/неделям, в бюджете месяц/квартал/год.

В ситуации неопределенности или если вы никогда раньше не планировали, у вас вряд ли получится точно спланировать сразу год. Начинайте с месяца и переходите к планированию квартала.

Если сложно прогнозировать поступления (большие суммы сделок, тестируются новые рекламные инструменты или  в экономике кризис) при работе с бюджетом, советую запланировать  3 сценария: минимум, норма, максимум (в зависимости от объема поступлений), и после проведения всех выбытий  остаток денег по каждому сценарию должен быть положительный.

По мере того как будут поступать денежные средства от покупателей, вы будете двигаться по сценариям от минимума к максимуму.

Бюджет и платежный календарь помогут вам спрогнозировать кассовый разрыв и начать заранее предпринимать меры.

Что же делать, если кассовый разрыв наступил

– Проведение переговоров с контрагентами о переносе даты оплаты или формирования графика платежей.

– Установка приоритетности платежей. Посмотрите, отмена или задержка по каким платежам  несет операционные, репутационные или финансовые риски. Присвойте каждому платежу рейтинг и исходя из него примите решение.

– Взять кредит или заем. Обратите внимание, что, если кассовый разрыв вызван убытком, заемные деньги только усугубят ситуацию.

Важно разобраться в причинах кассовых разрывов, чтобы не попадать в них снова и снова.

• Причина нехватки оборотных средств в том, что вы не просчитываете закупки.

Проведите  ABC XYZ анализ продаж, посчитайте минимальный остаток по позициям, при котором вы проводите его закупку, и определите оптимальный объем закупаемой  партии. Проанализируйте остатки на складе, сколько товара, который не оборачивается. Ведь это ваши замороженные деньги. Избавиться от неконтролируемых излишков сложно и почти невозможно, но вы возьмете их под контроль.

• Причина в слишком большом объеме долгов контрагентов перед вами.

Значит, пора проработать политику по управлению дебиторской задолженностью. В нее должны войти следующие пункты:

– механизм определения максимального лимита долга для каждого клиента и суммарно для всех;

– меры, направленные на профилактику просрочки оплат от покупателей (например, обязательное напоминание за 2 дня);

–  порядок действий в случае наступления просрочки (на какой день просрочки выезжаете на место ведения бизнеса дебитора, в какой момент разрабатывается график платежей и кто его контролирует, в какой момент дело передается в суд).

• Причина в значительном оттоке денежных средств, связанных с выплатой дивидендов собственнику или с закупкой оборудования, значит, это также требует детальной проработки. Необходимо разработать дивидендную политику и правила закупки основных средств.
• Причина в убытках компании.

В этом случае кассовые разрывы – сигнал о том, что пора срочно действовать, иначе может наступить банкротство.

Соберите команду и проработайте меры, направленные на увеличение притока денег и оптимизацию выбытий. Обращаю внимание, нет цели просто сократить выбытия, важно повысить эффективность каждого рубля или улучшить условия работы с поставщиками.

Чек-лист «Деньги под контролем»

• Ведется отчет о движении денежных средств (далее ДДС).
• В отчет ДДС попадают все деньги компании, включая все потоки наличных денег, все карты и счета.
• ДДС ежемесячно анализируется.
• В компании ведется планирование денег неделя/месяц/квартал/год.
• По истечении планового периода проводится анализ План/Факт.
• Действия ответственных за работу с деньгами (учет и планирование) регламентированы. Каждый участник процесса понимает свою зону ответственности, что и когда делает.
• Есть политика по управлению дебиторской задолженностью.
• Есть дивидендная политика.

Если на все пункты чек-листа вы ответили утвердительно, значит ваши деньги под контролем. Если же есть то, что еще не реализовано, пришла пора этим заняться.