Эффективное управление товарными запасами

Управление товарными запасами является одним из ключевых элементов формирования торговой политики организации. Основным методом управления считается нормирование товарных запасов, которое заключается в установлении нормативных показателей для каждой единицы или номенклатурной группы товаров.

Отклонение от нормативных показателей в сторону уменьшения остатков товаров ведет к недополучению выручки, а излишки товарных запасов — к снижению оборачиваемости и заморозке оборотных средств в товарных запасах.  

В связи с этим следует вести оперативный учет и контроль за состоянием товарных запасов, поскольку своевременно выявленные отклонения позволят принять грамотные управленческие решения и не допустить потерь.

Нормирование товарных запасов подразумевает установление норматива (оптимального размера) товарных запасов. Под оптимальными товарными запасами понимают такое ко­личество товаров, которое обеспечивало бы бесперебойное их предложение покупателям при минимуме затрат.

Основное назначение товарных запасов — обеспечивать устойчивое предложение товаров с учетом покупательского спроса. Управление запасами при помощи планов продаж и прогнозов зачастую приводит к таким проблемам, как дефициты и излишки товаров.

Дефициты товаров приводят к таким проблемам, как:

• упущенные продажи;
• потеря лояльности клиентов;
• срочные более дорогие поставки;
• недостаток денежных средств для пополнения.

Излишки товаров приводят к таким проблемам, как:

• распродажи, уменьшающие выручку по другим товарам;
• недостаток денежных средств для пополнения ходовых позиций;
• заморозка оборотных средств в товарных запасах.

Как неправильно решать эти проблемы:

• считать, что наличие можно обеспечить, только раздувая запасы;
• не фиксировать упущенные продажи;
• выбирать поставщиков по низкой цене, а не по их надежности и скорости;
• стремиться минимизировать транспортные расходы, а не обеспечивать наличие.

Отказ от пополнения запасов на основании прогнозов и планов продаж достаточно обоснован, ведь прогнозы строятся на статистике прошлых продаж, а в бизнес-среде прошлое никогда не повторяется в будущем. Поэтому прогнозы не могут быть абсолютно точными. Особенно если речь идет о прогнозе спроса на отдельное SKU.

Наибольшее внимание нужно уделять удовлетворению текущего спроса. И это неслучайно — в большинстве случаев при увеличении продаж на 1% прибыль может увеличиться до 10%, так как доход увеличивается, а уровень операционных издержек изменяется не пропорционально.

С целью наиболее полного удовлетворения спроса оптимально использовать динамическое управление товарными запасами. Его суть в том, что вы формируете определенный буфер запасов по каждой SKU, ориентируясь на фактический спрос потребителей. Внедрение такой системы позволяет всегда иметь в наличии нужный товар в нужном месте в нужное время.

Буфер Запаса — это количество товаров, которое вы поддерживаете в цепи поставки, состоящей из трех частей:

Фактическое количество товаров на складе
+
Количество в заявках поставщикам
+
Количество товаров в пути

 Буфер запаса — это не остаток на складе, а количество товаров в цепи: на складе, в заявках поставщику и в дороге от поставщика.

Разделив весь буфер запаса на три равных части, мы получим три уровня, разделенных на цвета — красный, желтый, зеленый.

Динамическое управление буфером запаса — это отслеживание отношения запасов «на руках», которые остались, по отношению ко всему размеру стакана — установленному уровню запасов. И чем ближе остаток к красному уровню, тем критичнее.

Динамическое управление буфером предполагает ежедневный мониторинг остатка и оценку уровня запаса по зонам буфера. Буфер отражается по каждому SKU. Если запасы товара глубоко опускаются в красную зону, это сигнал того, что есть вероятность дефицита и компания не сможет удовлетворить спрос клиентов. Соответственно, установленный буфер мал, его необходимо увеличить. В этом случае размер буфера («стакана») увеличивается на треть.

Если происходит обратная ситуация — запасы оказываются надолго в зеленой зоне. Это может случиться по двум причинам — либо поставщик стал чаще поставлять товар и более надежно, либо спрос на товар сократился, соответственно, уже нет необходимости поддерживать такую величину запасов, потому что это уже избыточные, замороженные денежные средства. В этом случае величину буфера необходимо сократить на треть.

Необходимо стремиться к тому, чтобы складские запасы находились в желтой зоне. Колебались из зеленой в красную, но в большинстве случаев находились именно в желтой. Зеленые запасы — это избыточные запасы, желтые — оптимальные запасы, красные — это рискованный уровень запаса. Так работает динамическое управление буфером.

Увеличение частоты пополнений запасов позволяет более точно реагировать на динамику спроса, снижает уровень излишков на складах и приводит к сокращаю упущенные продаж.

Именно такую систему работы ЮЗ «Голден Глоб» предлагает своим клиентам: это позволяет как освободить значительные оборотные средства, так и увеличить отдачу от вложенных в товар инвестиций.