Как правильно себя вести в ГИИС

Спустя 20 месяцев с начала работы в государственной интегрированной информационной системе в сфере контроля за оборотом драгоценных металлов и драгоценных камней (далее – ГИИС ДМДК) большая часть участников оборота¹ продолжает сталкиваться с вопросами методологии работы в этой системе.

В данной статье постараемся сконцентрировать все ответы на данные вопросы и выстроить логическую последовательность работы в ГИИС ДМДК, которая не будет выходить за рамки нормативно-правовых актов Российской Федерации. В то же время целью статьи не является простое переписывание руководств пользователя ГИИС ДМДК и иной другой справочной информации, с которой вы можете ознакомиться на сайте dmdk.ru в разделе «Для бизнеса».

Первое, на что стоит обратить внимание, – это сроки начала работы в системе ГИИС ДМДК. Несмотря на несколько переносов сроков ввода и корректировки начальных остатков, ряд из них оставался неизменным.

Например:

1 сентября 2021 года – операции по специальному учету (постановка, снятие, внесение изменений) производятся исключительно в ГИИС ДМДК².

Это означает, что «бумажные» карты специального учета аннулированы и свою деятельность вы можете осуществлять только после постановки на специальный учет в ГИИС ДМДК.

1 марта 2022 года – оборот ювелирных изделий осуществляется только в ГИИС ДМДК с обязательным указанием УИН³.

Таким образом, все данные об обороте с этой даты должны фиксироваться в ГИИС ДМДК. Движения вне ГИИС – вне закона.

1. Поддержание данных профиля организации в актуальном состоянии.

Регистрация в личном кабинете ГИИС ДМДК и постановка на специальный учет – не окончательная точка в формировании профиля организации. Любое изменение сведений, указанных участником ГИИС ДМДК при регистрации в системе, должно быть отражено в течение 3 рабочих дней⁴. А при изменении сведений, содержащихся в карте специального учета, – в течение 5 рабочих дней. После внесения в профиль организации изменений заявление сформируется автоматически – его нужно будет только подписать и отправить в разделе «Почта».

Также обращаем внимание на входящие сообщения. Почту нужно просматривать не реже одного раза в неделю – это требование ничем не регламентировано, однако если вам от Регулятора пришло уведомление о том, что какие-либо данные устарели (зачастую это данные об аренде), то у вас есть максимум 10 календарных дней на отправку данной информации. В противном случае вы автоматически будете сняты со специального учета. Подобные ситуации, к сожалению, уже неоднократно происходили.

2. Электронные подписи.

Коротко:

2.1. Обезличенная подпись для работы через Интеграционный сервис. Рекомендованным способом настройки интеграционного обмена в ГИИС ДМДК является создание профиля информационного обмена и загрузка в него обезличенного сертификата проверки электронной подписи.

Сервис интеграции ГИИС ДМДК также имеет возможность обрабатывать запросы, подписанные личным сертификатом электронной подписи любого пользователя, зарегистрированного в личном кабинете организации-участника ГИИС ДМДК установленным порядком. Данный способ является резервным на случай истечения срока действия обезличенного сертификата электронной подписи, технических сложностей при его получении и прочее.

Техническая поддержка ГИИС ДМДК не видит проблем в получении нескольких обезличенных электронных подписей. Как для юридических лиц, так и для предпринимателей. Чего нельзя сказать о ФНС.

2.2. Личные подписи руководителей – выдаются Федеральной налоговой службой. Любое их копирование или передача третьим лицам могут быть расценены как компрометация подписи.

2.3. Подписи на сотрудников – на момент написания статьи выдаются только коммерческими удостоверяющими центрами и только для сотрудников организаций. Интеграционный сервис с данной подписью работает.

2.4. Подписи для физического лица. С недавнего времени использование этого вида подписи в системе ГИИС ДМДК возможно при условии выдачи доверенности. Доверенность можно выдать в личном кабинете ГИИС ДМДК. На момент написания статьи ЭП также выдаются только коммерческими удостоверяющими центрами. Интеграционный сервис с данной подписью не работает и работать не будет. Использовать их можно только для входа в личный кабинет.

3. Оборот в ГИИС ДМДК

Понятие «Оборот продукции, ювелирных изделий» развернуто дано в Правилах. Поэтому останавливаться на нем не будем. Достаточно понимать ряд ключевых характеристик, которые определяют «Оборот»:

– переход права собственности и иных имущественных прав;

– изменение физического состояния или содержания драгоценных металлов и драгоценных камней;

– импорт/экспорт.

Не считается «оборотом» изменение физического состояния или содержания ДМ и ДК в любых веществах и материалах, а также перевозка без передачи третьим лицам.

3.1. Акт ввода в оборот.

С 1 марта 2023 года корректировка начальных остатков в ГИИС ДМДК закрыта. В связи с чем любой ввод в оборот в обязательном порядке должен быть оформлен в ГИИС ДМДК «Актом ввода в оборот».

Данный документ может быть использован с целью передачи первичных данных об остатках либо данных об изделиях, обнаруженных в ходе инвентаризации. В любом случае, для оформления данного документа необходимо будет приложить сканы: «Документ, устанавливающий перечень материально ответственных лиц организации» и «Акт инвентаризации». Первый вам необходимо будет загрузить в раздел «Документы организации», второй – приложить непосредственно к документу «Акт ввода в оборот».

Согласно подпункту «б» пункта 22 Правил, причиной для повторного ввода продукции в оборот может быть как ввод в оборот ювелирных изделий, ранее выведенных из оборота путем розничной реализации, так и ввод в оборот продукции, ювелирных изделий при обнаружении излишков.

Уведомление о вводе в оборот направляется оператору в срок не более 3 рабочих дней со дня приобретения участником оборота продукции, ювелирных изделий либо возникновения оснований для повторного ввода продукции, ювелирных изделий в оборот⁵.

3.2. Розничная продажа.

Розничная продажа ювелирных изделий может осуществляться только при наличии на материальном носителе (бирке) двухмерного штрихового (DataMatrix) кода, УИНа и адреса сайта в сети «Интернет» (например: probpalata.gov.ru).

Информацию о реализации ювелирных изделий, необходимо передавать в ГИИС ДМДК не позднее 3 календарных дней со дня продажи⁶.

Таким образом, никакие праздничные или выходные дни не могут повлиять на этот срок.

В случае возврата ранее проданного товара у вас есть 3 рабочих дня на передачу информации в ГИИС ДМДК.

Продаваемый вами товар должен находится у вас в личном кабинете ГИИС ДМДК в разделе «На хранении». Проданный товар попадает в раздел «Архив».

Как при продаже, так и при возврате в ГИИС ДМДК необходимо передать данные чека – ФН, ФД и дату чека.

3.3. Контракты в ГИИС ДМДК

Многих ввело в заблуждение разделение контрактов на «Входящие» и «Исходящие», что заставило некоторых создавать одинаковые контракты в обоих разделах. Это неверно. Контракт должен быть один, и в рамках него должна осуществляться отправка спецификации контрагенту. Создание дублирующих контрактов в дальнейшем может привести к учетным ошибкам (а кого-то уже привело). Не забывайте регистрировать контракт после его создания – вы не сможете прикрепить контракт к спецификации, если он находится в статусе «Черновик», «Расторгнут» или «Исполнен».

Если стороной контракта является организация, которой нет в системе ГИИС ДМДК (зарубежная или иная другая), вы можете ее добавить самостоятельно в справочник организаций.

3.4. Оптовая продажа. Возврат поставщику. Передача продукции из производства.

Для отражения в ГИИС ДМДК информации об оптовой отгрузке, передаче материалов в производство или получении из производства, возврата поставщику отводится 5 календарных дней.

Внесение изменений (уточненных сведений) по каждому факту (случаю) оборота продукции, ювелирных изделий возможно до момента подтверждения сделки второй стороной.

То есть задача отправителя – в течение 5 календарных дней отразить информацию об отгрузке, а получателя – в течение 5 календарных дней принять (откорректировать или вернуть) полученную спецификацию. Сроки между собой не пересекаются.

При создании спецификации нужно указать следующую информацию:

– наименование, дату, номер документа, подтверждающего факт (случай) оборота продукции, ювелирных изделий (договор, счет-фактура, накладная, универсальный передаточный документ и т.д.);

– количество продукции, ювелирных изделий;

– единицу измерения (код);

– код ТН ВЭД ЕАЭС в случае ввоза продукции, ювелирных изделий на территорию Российской Федерации и (или) их вывоза с территории Российской Федерации;

– стоимость продукции, ювелирных изделий, имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость;

– ставку налога на добавленную стоимость либо отметку «без НДС»;

– сумму налога на добавленную стоимость.

Разнообразие типов стоимости, присутствующих в ГИИС ДМДК при создании спецификации, зачастую вызывает неопределенность. Приведем список утвержденных Министерством финансов «Типов стоимости»⁷:

Однако в ГИИС ДМДК вы можете встретить «Учетную» стоимость и «Учетную цену», также «Цену за грамм», «… за карат» и т.д.

Скорее всего, их добавили по просьбам участников рынка, но путаницы они добавляют.

Полное описание объектов, используемых в ГИИС ДМДК, можно посмотреть в «Методических рекомендациях по объектам системы ГИИС ДМДК» – хорошая методичка для сотрудников, которые в своей повседневной деятельности сталкиваются с ГИИС ДМДК.

В случае если вы отправляете спецификацию организации, не стоящей на специальном учете, система предложит вам вывести продукцию из оборота. Для возврата в оборот достаточно будет открыть спецификацию и нажать «Вернуть». При возврате спецификация будет возвращена в «Черновик», а партии переведены в статус «Транспортировка». Вы сможете частично или полностью удалить ненужные партии или добавить новые, а также удалить спецификацию полностью и создать новую.

Проблема. Обезличенные вставки.

Изделия, введенные в оборот как «Ввод остатков» с загруженными в них «Обезличенными вставками», не могут быть отправлены по спецификации покупателю или возвращены поставщику. Это изначально проговаривалось, просто многие пользователи не обращали на это внимание. И теперь, когда вслед за закрытием «Ввода (корректировки) остатков» запретили корректировку данных «Обезличенных» вставок, многие столкнулись с большими проблемами.

Гознак рекомендует реклассифицировать эти вставки. Подробный процесс расписан в инструкции на четырех листах, и, скорее всего, вам все равно придется обращаться за помощью в ТП ГИИС ДМДК. Сделать это нужно по каждому драгоценному камню, вставленному в изделие. А если их в изделии не один? А если изделий не одно? Да – есть те, у кого таких изделий тысячи с десятками тысяч камней. Данная ситуация выглядит как наказание для пользователей, за то, что они сэкономили свое время в период открытой «Корректировки остатков». Но нигде и никто не предупреждал об этом.

Списать изделия и завести их повторно в ГИИС ДМДК через «Акт ввода в оборот»? Это повлечет за собой смену УИНа, переобирковку изделий… Наказание… Но за что?

3.5. Скупка товаров / Комиссия от физлиц.

Сроки передачи данных по скупке аналогичны срокам передачи информации об обороте и равны 5 календарным дням – если быть более точным, то в Постановлении №270 прописано «не позднее 5-го календарного дня».

Для осуществления скупки у вас должна быть лицензия на осуществление деятельности по скупке у физических лиц ювелирных и других изделий из ДМ и ДК, лома таких изделий. Получить данную лицензию вы можете также через личный кабинет ГИИС ДМДК.

Первоначальным этапом регистрации скупки или комиссии от физлица является регистрация карточки физического лица. В них указываются его данные (ФИО, адрес, документ, удостоверяющий личность, и т.д.).

После регистрации квитанции на скупку или на комиссию в нее добавляются получаемые партии. Отражение стоимости не обязательно, но возможно в рамках системы ГИИС ДМДК.

Скупка ювелирных изделий на текущий момент возможна только как лом, для последующей передачи их на переработку. Для скупки ЮИ на изделие должна быть нанесена физическая маркировка, которая на текущий момент не носит массовый характер.

3.6. Списание товаров.

Списание товаров – стандартная процедура для всех учетных систем. Однако использовать ее лучше с умом.

Неприятным фактом будет то, что с определенного момента вы не можете проверить УИН списанного изделия в ГИИС ДМДК на официальных сайтах Пробирной палаты и ГИИС. Соответственно, изделие, проданное в розницу и списанное в ГИИС ДМДК, просто уйдет в небытие. И могут последовать звонки от покупателей: «Изделие нельзя проверить! Я буду жаловаться на вас!» А подобные звоночки есть.

Возврат в оборот ошибочно списанных изделий возможен, но только через техническую поддержку ГИИС ДМДК. Опять же – пока им это не надоест. Так как подобный процесс ничем не регламентирован. Они могут сослаться на необходимость использования «Акта ввода в оборот» и попрощаться. Нужно отдать должное – они пока так не делают.

Заключение

Подводя черту под написанным, хочется отметить, что ГИИС ДМДК стала более понятной – не вся, но многое поменялось.

Но гибкости системы не хватает для комфортной работы в ней. Начиная с «Обезличенных вставок» и заканчивая банальным преобразованием в лом.

Годом ранее участники оборота просили сделать точность измерения химчистоты в изделиях до трех знаков после запятой – сделали пять. Что, несомненно, привело к проблемам учета – посыпались ошибки в учетных системах. Вместо использования интеграционного сервиса часть действий приходилось дублировать в личном кабинете ГИИС ДМДК, чтобы учет не пошел вразнос.

В такие моменты хочется задать вопрос разработчикам: «Вы сами пробовали объединить в личном кабинете пару сотен партий лома? Преобразовать тысячу комплектов изделий в лом? Реклассифицировать камни в значке из бронзы с 70 драгоценными вставками?» Скорее всего, ответ будет – «нет». А это обыденные ситуации, с которыми сталкиваются пользователи.

Судя по всему, эту проблему предстоит решать не им, а вендорам программного обеспечения. Но не все в наших руках. Техническое повествование и пересказ переписки с разработчиками Гознака не будет интересно читать обычному пользователю. Пользователю нужен Результат, Удобство использования, Быстрота, а никак не поиск 0,00001 грамма ХМЧ, которые потерялись в результате погрешности округления и создали ему проблему в комплектации 1000 партий лома. Я уже молчу про наличие в одной партии лома двух проб различных металлов.