Документальное оформление торговых операций. Обязательные реквизиты первичных учетных документов

Вы — руководитель ювелирной организации. Правильно ли у вас заполняются первичные учетные документы? Статистика проверок показывает, что в 25 процентах ювелирных организаций нарушается порядок их заполнения.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона Российской Федерации от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон «О бухгалтерском учете») каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. 

Основными функциями первичных документов являются:
— обоснование правомерности отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета;
— доказательство правильности и достоверности определения налогооблагаемой базы для начисления налоговых платежей;
— контроль за поступлением, движением и выбытием товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества.

Правильное и своевременное оформление первичных учетных документов становится особенно актуальным при большой номенклатуре и большом количестве ювелирных изделий.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению; для оформления хозяйственных операций ювелирные организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов.

В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи этих лиц с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Рассмотрим подробнее эти обязательные реквизиты. 

Реквизит «Наименование документа» позволяет систематизировать обширную бухгалтерскую документацию по видам документов и по типам хозяйственных операций. 

Реквизит «Дата составления документа» позволяет отнести хозяйственную операцию к тому или иному отчетному периоду. 

Реквизит «Наименование организации» позволяет однозначно определить организацию, от имени которой составлен документ. 
В настоящее время нередко один и тот же бухгалтер или коллектив бухгалтерии ведут учет в нескольких организациях. Часто группа ювелирных организаций образует своего рода холдинг. В этом случае бухгалтерская документация хранится вместе, поэтому указание названия организации на первичном документе имеет особенное значение, чтобы принадлежность документа определенной организации не могла вызвать сомнений у контролирующих органов и внутренних пользователей. 

Реквизит «Содержание хозяйственной операции». Его отсутствие делает первичный документ недействительным. 

Реквизиты «Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении» обязательно должны быть указаны в первичном документе, поскольку отсутствие хотя бы одной из составляющих данного реквизита может вызвать разногласия как в отношениях с сотрудниками или контрагентами, так и в отношениях с надзорными органами. Например, при передаче ювелирных изделий по накладной во избежание конфликта с покупателем необходимо указать наименование изделий, их количество в штуках, массу в граммах, а также их стоимость.
Однако унифицированная форма накладной по форме ТОРГ-12 в графе 10 предполагает указание либо количества передаваемых ювелирных изделий в штуках, либо их массу в граммах.

Я впервые столкнулся с таким положением дел при проверке Районных потребительских обществ как отголосков советской торговли. В те времена считалось, что золотые ювелирные изделия — товар весовой, а серебряные — товар штучный. Т.е. учет золотых ювелирных изделий велся в граммах, а серебряных — в штуках. Это было следствием возможности отражения в унифицированной бумажной форме накладной одного из двух реквизитов: либо штук, либо граммов. 

Кстати, некоторые ювелирные организации до настоящего времени учитывают ювелирные изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней точно так же.

При изготовлении собственных бланков (даже если они создаются на основе унифицированных форм первичной учетной документации) для удобства отражения специфики учета ювелирных изделий достаточно, например, в бланке накладной отразить и количество ювелирных изделий в штуках, и массу в граммах.

Реквизиты «Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, их личные подписи и расшифровки подписей» удостоверяют правомерность совершаемой хозяйственной операции. 

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем ювелирной организации или принимается в качестве приложения к учетной политике.

В случае незаполнения обязательных реквизитов, например, товарной накладной (форма №ТОРГ-12) факт отгрузки может быть признан неподтвержденным:
— отсутствуют личные подписи должностных лиц, отгружающих и получающих товар, и их расшифровка;
— должности и подписи лиц не соответствуют должностям и подписям лиц, утвержденных руководителем организации на совершение подобных операций; 
— отсутствует печать организации-поставщика;
— отсутствует печать организации-покупателя: печать должна быть или на накладной, или на прилагаемой доверенности на получение товара (если товар получается по доверенности). 

При поступлении от контрагента документа с не полностью заполненными или с отсутствующими обязательными реквизитами ювелирная организация может создать собственный документ. Например, если накладная поставщика не соответствует форме №ТОРГ-12, ювелирная организация может оприходовать товар на основе этой накладной и документа, составленного внутри организации и соответствующего требованиям законодательства, например формы №ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров».

Согласно Закону «О бухгалтерском учете», первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

При несвоевременном составлении первичных документов восстанавливать совершенные действия значительно труднее. Например, организация отгрузила в адрес покупателя ювелирные изделия, своевременно не оформив указанную операцию накладной. Впоследствии могут возникнуть разногласия с контрагентом по количеству, номенклатуре и стоимости товаров.

Характерным примером важности своевременного и полного оформления первичных документов является дело о взыскании определенной суммы предоплаты и процентов за пользование чужими денежными средствами (Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 06.05.2016 по делу №А31-8977/2015).
Как следует из материалов дела, 09.01.2014 между Истцом (покупатель) и Ответчиком (продавец) был заключен договор купли-продажи ювелирных изделий, по условиям которого продавец обязался продать, а покупатель — принять и оплатить товар (ювелирные изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней). Факт перечисления Истцом предоплаты в рамках поставки продукции подтверждается материалами дела, что сторонами не оспаривается.

Доказательств возврата оставшейся части предоплаты либо поставки в адрес Истца оплаченного товара Ответчик не представил, что свидетельствует о правомерности вывода суда первой инстанции об обоснованности требований Истца.

Ответчик не представил оригинал товарной накладной от 05.03.2014 №7 в качестве доказательства, необходимого для выяснения обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения дела и принятия законного и обоснованного судебного акта. Суду первой инстанции Ответчик пояснил, что оригинал указанной товарной накладной у него отсутствует.

Между тем основным доказательством, подтверждающим передачу товара покупателю, является именно товарная накладная с отметкой покупателя о получении товара. Соответственно, при указанных обстоятельствах апелляционный суд поддерживает вывод суда первой инстанции об обосновании заявленных требований ввиду непредставления Ответчиком допустимых доказательств, однозначно подтверждающих поставку товара на спорную сумму.

Если внешние первичные документы от поставщика не поступили, ювелирной организацией составляются внутренние приходные первичные документы. Например, для оформления приемки и оприходования фактически полученных товарно-материальных ценностей применяется унифицированная форма №ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика». 

P.S. Вы — руководитель ювелирной организации? Требуйте от своих сотрудников полноты и правильности заполнения первичных учетных документов, создаваемых в вашей организации.

Источник: журнал ЭКСПО-ЮВЕЛИР №4'103 (ноябрь 2016 - январь 2017)