Записки начальника КРО: Организация работы магазина розничной ювелирной торговли

Вы — руководитель ювелирной организации, осуществляющей розничную продажу ювелирных и других бытовых изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней. Или вы еще только планируете открыть розничный магазин.

Вы все учли, чтобы организовать работу правильно?

Поговорим о нюансах этой деятельности. В статье также будут даны ответы на некоторые вопросы, которые задают слушатели на наших вебинарах или присылают на почту.

1. Разработка собственной инструкции по работе с ДМ и ДК.

Предприятия и организации, независимо от формы собственности, и индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность в области производства, использования и обращения драгоценных металлов и драгоценных камней, должны разработать и утвердить собственные инструкции, учитывающие основные требования ИМФ-231н и специфику своей работы.

Применительно к работе ювелирного магазина в инструкции необходимо отразить функции ваших сотрудников — товароведа, продавца-кассира, комиссии по приемке ценностей: приемка, осмотр, предпродажная подготовка, сортировка, раскладка, оформление документов на внутреннее перемещение, отчеты о продажах, отчеты перед комитентами, товарные чеки.

Необходимо описать все этапы вашей работы с ювелирными изделиями: получение, постановку на учет, передачу в торговый зал, реализацию, инвентаризации, составление отчетности, обеспечение сохранности и т.д.

В помощь организациям, разрабатывающим собственную инструкцию, рекомендую практическое пособие «Как организовать работу с драгоценными металлами и камнями. Пишем собственную инструкцию» (подробнее: http://dmetconsult.ru/iuvelirnaia-otrasl/news/prakticheskoe-posobie/).

Вопрос: Нужно ли в Правилах внутреннего контроля прописывать такие действия должностных лиц, как, например:

Товаровед — приходует по накладным товар в программе 1С; оформляет продажи в 1С; оформляет возвраты товара поставщикам в 1С; проверяет и группирует первичную документацию; делает инвентаризацию.

Административный директор — отвечает за уголок покупателя; отвечает за достоверность и наличие оперативного учета и первичной отчетности о продажах; отвечает за приемку товара по количеству и качеству; работает с браками; группирует и организует выставку товара; отвечает за регистрационные документы и инструкции в магазинах.

Ответ: Эти действия ваших сотрудников должны регламентироваться не Правилами внутреннего контроля, а Инструкцией по организации учета, которую вы разрабатываете в соответствии с требованиями ИМФ-231н.

Напоминаю, это два разных законодательства (Закон 41-ФЗ и Закон 115-ФЗ), и должны быть две разные инструкции для ваших сотрудников (Инструкция по учету ДМ и ДК и Правила внутреннего контроля по Финмониторингу).

Для остальных дополнительно отмечаю: обратите внимание на перечень действий должностных лиц Организации, задающей вопрос, и примите к сведению при составлении своей инструкции.

2. Предпродажная подготовка ювелирных изделий.

В соответствии с требованиями Правил продажи отдельных видов товаров (Постановление Правительства РФ №55 от 19.01.1998) изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней до подачи в торговый зал должны пройти предпродажную подготовку, которая включает: осмотр и разбраковку изделий; проверку наличия на них оттисков государственного пробирного клейма Российской Федерации и именника изготовителя (для изделий российского производства) или сертификатов, а также сохранности пломб и ярлыков; сортировку по размерам.

При выявлении изделий с деформированными, сполированными, плохо читаемыми оттисками государственных пробирных клейм, а также изделий с оттисками пробирных клейм, вызывающими сомнение в их подлинности, либо без оттисков пробирных клейм рекомендую составить акт о снятии таких изделий с продажи с целью возврата поставщикам. Лучше, если эту работу проделаете вы, а не контролер пробирного надзора.

При передаче приобретенного товара покупателю продавец еще раз проверяет наличие на нем оттиска государственного пробирного клейма Российской Федерации и его качество, оттиска именника изготовителя (для изделий российского производства), а также сертификата на ограненный природный драгоценный камень.

Вопрос: Обязаны ли мы как розничные продавцы быть «экспертами» в определении подлинности пробы? Ведь на чистоплотность поставщика тоже нельзя надеяться, а проблемы будут у нас, если что?

Ответ: Экспертами, естественно, вы быть не обязаны, но как выглядит государственное пробирное клеймо, знать должны, и должны быть способны отличить явную подделку. А чтобы не было проблем, изделия лучше брать у проверенных поставщиков. В ходе вебинаров по учету ДМ в ювелирных организациях мы показываем изображения государственного пробирного клейма и фальшивых клейм.

3. Ярлыки на ювелирных изделиях.

Изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней, выставленные для продажи, должны иметь опломбированные ярлыки производителей, оформленные в соответствии с требованиями ОСТ 117-3-002-95 и Правилами продажи отдельных видов товаров (Постановление Правительства РФ №55 от 19.01.1998). На ярлыках должно быть указано: наименование изделия и его изготовителя, вид драгоценного металла, артикул, проба, масса, вид и характеристика вставок, в том числе способ обработки, изменивший качественно-цветовые и стоимостные характеристики драгоценного камня, цена изделия (цена за 1 грамм изделия без вставок). При использовании в качестве вставок материалов искусственного происхождения, обладающих характеристиками (свойствами) драгоценных камней, на ярлыках должна быть указана информация о том, что данный камень не является драгоценным. 

Необходимо отметить, что в Федеральном законе №41-ФЗ (О ДМ и ДК) нет определений, что такое способ обработки, изменивший качественно-цветовые и стоимостные характеристики драгоценного камня, и что является материалом искусственного происхождения, обладающим характеристиками (свойствами) драгоценных камней. Поэтому исполнить данные требования может быть проблематично. Никакой нормативно-правовой базы на тему облагораживания или модифицирования до сих пор в России не принято. Способ обработки — это, например, огранка, которая меняет качественно-цветовые и стоимостные характеристики драгоценного камня. Вставка красного цвета обладает свойством рубина — цветом, а синтетические зеленые камни схожи по цвету с изумрудом и т.д. Ярлык должен заполнять изготовитель или импортер. Изготовитель получает камни от оптовиков, импортер — от зарубежных поставщиков. А их никто никакими законами не обязывал указывать способы облагораживания камней.

Вопрос: Если у нас ярлыки поставщика + нашего магазина, надо ли на нашем ярлыке указывать адрес производителя? Или достаточно информации о производителе на ярлыке поставщика?

Ответ: Недопустимо срезать ярлыки производителей и навешивать собственные ярлыки. Иногда так поступают посредники-оптовики с целью рекламы своего предприятия или устранения информации об истинном изготовителе изделий. А отвечать придется розничному продавцу, ему может быть вменено нарушение требований ГОСТ Р 51121-97 «Товары непродовольственные. Информация для потребителя. Общие требования» и Правил продажи отдельных видов товаров, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.01.1998 №55. А вот по поводу наличия дополнительных ярлыков законодательство ничего не говорит. Поэтому навешивание ярлыка магазина в дополнение к ярлыку изготовителя нарушением не является. Естественно, информация магазина не должна противоречить информации изготовителя. 

Вопрос: Если мы продаем кольцо с бриллиантом, а не один бриллиант, нужен ли сертификат или достаточно только бирки?

Ответ: Бирки (ярлыка) достаточно. Сертификаты необходимы только для отдельных бриллиантов, продаваемых в розницу. Изготовители ювелирных изделий с бриллиантами приобретают камни оптом, их характеристики указываются поставщиком в сопроводительных документах. Естественно, делать сертификаты на каждый камень никто не будет. Характеристики бриллиантов, указанные поставщиком, изготовитель ювелирных изделий далее указывает на ярлыке. 

4. Уголок покупателя.

В соответствии с требованиями Правил продажи отдельных видов товаров (Постановление Правительства РФ №55 от 19.01.1998) продавец обязан своевременно в наглядной и доступной форме довести до сведения покупателя необходимую и достоверную информацию о товарах и их изготовителях, обеспечивающую возможность правильного выбора товаров; информацию о подтверждении соответствия товаров установленным требованиям путем маркировки товаров в установленном порядке знаком соответствия и ознакомления потребителя с ним (ярлык).

Информация (применительно к ювелирным изделиям) в обязательном порядке должна содержать:
— наименование товара;
— фирменное наименование и место нахождения (юридический адрес) изготовителя товара;
— обозначение стандартов, обязательным требованиям которых должен соответствовать товар;
— цену и условия приобретения товара.

Если приобретаемый покупателем товар был в употреблении или в нем устранялся недостаток (недостатки), покупателю должна быть предоставлена информация об этом. Об имеющихся в товаре недостатках продавец должен предупредить покупателя не только в устной, но и в письменной форме (на ярлыке товара, товарном чеке или иным способом).

Помимо этого, информация о предлагаемых к продаже ювелирных изделиях из драгоценных металлов и драгоценных камней должна содержать сведения об установленных в Российской Федерации пробах для этих изделий, извлечения из стандартов о порядке клеймения изделий и сертификации ограненных природных драгоценных камней, изображения государственных пробирных клейм Российской Федерации.

Вопрос: Где размещать информацию для покупателей в торговой точке островного типа?

Ответ: Действительно, трудно в торговой точке островного типа разместить классический «Уголок покупателя» (стенд со всеми документами, которые требуются в соответствии с Правилами торговли ювелирными изделиями — Постановлением №55). Но всегда можно все эти документы иметь в свободном доступе, например в папке на прилавке или на перекидной стойке. Главное, чтобы и у покупателя, и у проверяющего была возможность с ними ознакомиться.

5. Материальная ответственность.

Руководитель утверждает список сотрудников, занятых работами с ювелирными изделиями (продавцы, товароведы, кладовщики и т.д.), с которыми должны быть заключены договоры о материальной ответственности, организует заключение этих договоров.

Порядок заключения договоров определен Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 №85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Для руководителей следует особо помнить, что заключение договоров о материальной ответственности основано на взаимных правах и обязанностях:
— работник обязуется бережно относиться к вверенному имуществу, вести учет, составлять отчетность, участвовать в инвентаризациях;
— администрация обязуется создавать условия для нормальной работы и обеспечения сохранности, знакомить работника с действующим законодательством, инструкциями (т.е. проводить обучение), проводить инвентаризации в установленном порядке.

Главное требование — форма материальной ответственности на объекте (индивидуальная или коллективная) должна соответствовать фактической форме организации работ.

Что это значит? Там, где нужен договор о коллективной материальной ответственности, не должен заключаться договор об индивидуальной и наоборот.

Распространенное нарушение при заключении договоров о материальной ответственности в ювелирных магазинах: в случае посменной работы продавцов (например, две смены продавцов работают по схеме «два через два», при этом в одной смене может быть один или несколько продавцов) заключаются договоры об индивидуальной материальной ответственности с каждым продавцом. Руководители при этом ссылаются на то, что продавцы одной смены не хотят отвечать за другую смену.

Вариант индивидуальной материальной ответственности при посменной работе продавцов можно использовать только в одном случае: проведение инвентаризаций при каждой смене материально ответственных лиц. Вы готовы каждые два дня проводить инвентаризацию по полной программе: приказ, комиссия, акты, сличительные ведомости, протокол? Если готовы, то можете заключать договоры об индивидуальной материальной ответственности. Для тех, кто не готов: данная форма организации труда (два через два) предполагает коллективную материальную ответственность.

Вопрос: Мы — ювелирный магазин. При приеме на работу продавцов, старших продавцов, товароведов заключаем и индивидуальную, и коллективную материальную ответственность. Мы правы?

Ответ: Вы неправы. Трудовое законодательство предусматривает конкретные требования, при выполнении которых работодатель может заключить с отдельными работниками письменные договоры о полной материальной ответственности.

В зависимости от особенностей выполнения работником своих трудовых функций возможен либо договор о полной индивидуальной материальной ответственности либо о коллективной материальной ответственности. Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности может заключаться только при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Работодателю необходимо выбрать наиболее целесообразный вариант, так как работник не может одновременно нести ответственность в рамках одной должности по обоим договорам.

Работник может быть субъектом как полной индивидуальной, так и коллективной материальной ответственности в двух случаях:
— если работник выполняет в той же организации работы по совместительству, поскольку работа выполняется в разное рабочее время;
— если работнику вменяется ответственность за сохранность разного имущества по разным договорам.

Заключение с одним работником обоих видов договоров о полной материальной ответственности в отношении одного и того же имущества исключается.

6. Товарный чек.

В соответствии с требованиями Правил продажи отдельных видов товаров (Постановление Правительства РФ №55 от 19.01.1998) вместе с товаром покупателю передается товарный чек, в котором указываются наименование товара и продавца, проба, вид и характеристика драгоценного камня, артикул, дата продажи и цена товара, подпись лица, непосредственно осуществляющего продажу товара, а на приобретенные ограненные природные драгоценные камни передаются также сертификаты. 

Не пренебрегайте этим требованием. Подробное описание параметров проданного изделия может помочь в возможных конфликтах с покупателями.

7. Поступление ювелирных изделий в магазин. 

Договоры на поступление ювелирных изделий можно свести к двум основным типам: купли-продажи и комиссии. При этом важно не название договора, а его суть. Тип договора важен с точки зрения и налогообложения, и финмониторинга (кто из участников операции мониторит ее и отправляет сообщения).

Документы, подтверждающие поступление ювелирных изделий из ДМ и ДК, которые должны быть в магазине:
— договоры на поставку изделий;
— в случае отсутствия в договорах наименования товара, его количества и стоимости должны быть дополнительные документы (спецификации, заказы), в которых должны (могут) быть отражены эти сведения;
— идентификационные документы поставщиков, в т.ч. Свидетельство (Уведомление) и Карта постановки на спецучет;
— накладные на передачу изделий;
— счета-фактуры;
— акты приема-передачи;
— платежные поручения;
— сертификаты и пр.

Если вы осуществляете импорт ювелирной продукции, у вас дополнительно должны быть договоры на поставку (контракты), таможенные документы, акты госконтроля и документы о клеймении ввезенных изделий (квитанции инспекции пробирного надзора). Инспекция пробирного надзора в оригинале акта госконтроля проставляет отметки о количестве и массе изделий, предъявленных на клеймение. Не забывайте следить за соответствием количества и массы ввезенных (импортированных) изделий количеству и массе заклейменных.

Возврат брака поставщику должен осуществляться путем оформления расходной накладной. Условия возврата должны оговариваться в договоре поставки. 

В последнее время становятся популярными договоры купли-продажи ювелирных изделий, в которых оговаривается возможность магазина вернуть часть изделий на подсортировку на ювелирный завод. Рекомендую в таких договорах указывать максимальный процент возможного возврата (например, не более 20%), а также сроки возврата (например, не раньше, чем через 6 месяцев, и не позже, чем через 12 месяцев после поставки). 

Вопрос: Кто и как отправляет сообщение по возврату товара?

Ответ: Возврат товара надлежащего качества рассматривается как обратная продажа. Договор тот же. При возврате (с точки зрения финмониторинга) меняются коды ролей участников операции, но не меняются коды видов участников. Т.е. продавец так и остается продавцом в рамках того же договора, но по товару он превращается из плательщика в получателя, а покупатель — из получателя в плательщика. Таким образом, и прямую продажу, и обратную продажу мониторит продавец. Суммы накапливаются раздельно для прямой продажи и обратной.
А в случае возврата товара ненадлежащего качества (дефекты, брак) поступаете следующим образом.

Причины возврата товара описаны в ГК РФ:
— покупатель не получил необходимые документы, относящиеся к товару (ст. 464);
— товара при получении оказалось меньше, чем указано в документах (п. 1 ст. 466);
— ассортимент не соответствует документам (п. 1 ст. 468);
— товар ненадлежащего качества (п. 2 ст. 475);
— товар неправильно упакован и передан без необходимой тары (п. 2 ст. 482).

При выявлении каких-либо нарушений покупатель составляет акт о расхождении, прилагает к нему претензию и направляет ее продавцу. 
Проводки по покупке сторнируются. Т.е. это уже не обратная продажа, а сторно. Как следствие — корректировка ранее отправленных сообщений (дополнительная головная боль).

Если вы — поставщик, то при поставке товара покупателю при превышении суммы 600 тыс. руб. посылаете сообщение на сумму поставки. Так как часть товара возвращается именно как брак, то сумма поставки уменьшается на сумму этого возврата. Следовательно, должны быть откорректированы данные бухгалтерского учета (сторнирование на сумму возврата), и должны быть откорректированы отправленные сообщения. Если сообщение еще не успели отправить, уменьшаете сумму в сообщении на сумму возврата.

Вопрос: Читала 50-е информационное письмо РФМ, но так и не поняла, должен ли комитент мониторить возврат своего товара или это должен делать комиссионер, или вообще возврат товара не мониторить? И то же самое при получении оплаты за свой реализованный товар, кто должен мониторить — комитент или комиссионер, или оба?

Ответ: В соответствии с 50-м письмом передачу товара от комитента комиссионеру и передачу денег комиссионером комитенту за реализованный товар мониторит комиссионер. 

Возврат товара от комиссионера комитенту не мониторится никем, т.к. нет перехода права собственности и нет конечной цели — реализации товара третьим лицам (розничным покупателям). Комитент просто забирает свой товар, который «временно хранился у комиссионера».

Вопрос: Мой поставщик настаивает на договоре поставки, хотя деньги мы перечисляем за реализованные ювелирные изделия. Сумма поставки более 600 тыс. руб. Поставщик, естественно, отправляет ФЭС по операции обязательного контроля. Я тоже должна подать такое же ФЭС как комиссионер (хотя договор поставки). Не будет ли это считаться нарушением с точки зрения РФМ?

Ответ: Все зависит от того, как в договоре оговорен момент перехода права собственности. Как правило, по договору поставки изделия переходят в собственность покупателя в момент получения. 

По договору комиссии изделия вообще не переходят в собственность комиссионера. 

По «смешанному» договору (как в вашем случае) чаще всего оговаривается, что изделия переходят в собственность покупателя после их оплаты, а оплата не позднее какого-то срока после реализации.

Напоминаю о существовании статьи 491 ГК РФ: в случаях, когда договором купли-продажи предусмотрено, что право собственности на переданный покупателю товар сохраняется за продавцом до оплаты товара или наступления иных обстоятельств, покупатель не вправе до перехода к нему права собственности отчуждать товар или распоряжаться им иным образом, если иное не предусмотрено законом или договором либо не вытекает из назначения и свойств товара. В случаях, когда в срок, предусмотренный договором, переданный товар не будет оплачен или не наступят иные обстоятельства, при которых право собственности переходит к покупателю, продавец вправе потребовать от покупателя возвратить ему товар, если иное не предусмотрено договором.

Поэтому, чтобы не нарушать требования статьи 491 ГК РФ, в «смешанном» договоре обязательно оговаривается, что получатель товара имеет право отчуждать его до момента перехода права собственности.

Возвращаемся к вашему случаю. Очень важно оговорить момент перехода права собственности и порядок оплаты. Никто не запрещает заключить договор купли-продажи с переходом права собственности в момент получения вами товара и с оплатой по мере реализации.

Если поставщик сомневается в вас, можно заключить «смешанный» договор, но закрепить за вами право реализации товара, право собственности на который к вам еще не перешло.

Вопрос: И еще о возврате: если изделие надлежащего качества, но клиент все равно настаивает на возврате денег, так как изделие не подошло, и если магазин не против принять изделие назад и вернуть деньги, это будет нарушением закона со стороны магазина?

Ответ: Тем же Постановлением Правительства №55 от 19.01.1998 утвержден Перечень непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации. Ювелирные и другие изделия из драгоценных металлов и (или) драгоценных камней, ограненные драгоценные камни входят в этот перечень.

Обращаю внимание: не подлежат возврату изделия надлежащего качества. Т.е. покупатель не вправе требовать возврата или обмена ювелирного изделия надлежащего качества. Однако ювелирные магазины зачастую злоупотребляют, вывешивая объявления, что «ювелирные изделия обмену и возврату не подлежат». Даже медные таблички с гравировкой этого текста изготавливают. Они неправы — некачественные изделия обмену и возврату подлежат.

Срок предъявления требований относительно недостатков товара ограничен гарантийным сроком. В соответствии с ОСТ 117-3-002-95 срок обнаружения скрытых дефектов изделий устанавливается — 6 месяцев со дня их продажи через предприятия торговли. Однако Гражданским кодексом РФ также предусмотрен двухгодичный срок обнаружения скрытых дефектов со дня передачи товара покупателю, если иной срок не предусмотрен законом. Поэтому в обязательном порядке предоставляйте покупателю информацию о гарантийном сроке в соответствии с ОСТ.
При этом не нужно забывать и о «покупательском терроризме» — попытках вернуть изделия, которые покупатели сами сломали. 

Возвращаясь к вопросу слушателя: если магазин не против, примите изделие от покупателя, никаким нарушением закона это не является.

8. Учет ювелирных изделий.

Организацию оперативного и бухгалтерского учета начните с приказа об учетной политике, отражения в учетной политике метода учета изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней, наличия графика документооборота, утвержденного руководителем.

Реквизиты учета ювелирных изделий: наименование изделия, артикул, вид драгоценного металла, проба, количество и масса, размер, характеристики вставок, производитель, поставщик, Ф.И.О. лица, принявшего либо отпустившего товар, и т.п.

В случае перемещения изделий между подразделениями должны оформляться документы на это внутреннее перемещение между материально ответственными лицами, структурными подразделениями. Внутреннее перемещение оформляется накладными ТОРГ-13, подписи материально ответственных лиц должны иметь расшифровки.

При ведении учета ДМ и ДК в электронном виде периодически должны выводиться на печать отчетные документы, которые должны оформляться как документы строгой отчетности (должны быть прошиты, опечатаны, подписаны руководством, скреплены печатью объекта, учтены в бухгалтерии). Периодичность вывода на печать оговаривается в инструкции.

Материально ответственные лица ведут отчетность о движении ценностей в порядке, установленном вашей собственной инструкцией, и представляют ее в бухгалтерию в установленные сроки. Отчеты составляются на основании документов первичного учета. В форме отчета должны быть предусмотрены все необходимые реквизиты: наименование вашей организации и структурного подразделения, Ф.И.О. материально ответственного лица, номер и дата составления отчета, отчетный период.

В приходной части отчета должны быть отражены остаток товаров на начало отчетного периода (должно совпадать с остатком на конец предыдущего отчетного периода) и поступление товаров по сопроводительным документам в количественном и суммовом выражении (вид изделий, артикул, вид металла, проба, количество, масса, сумма). Рассчитывается общая сумма прихода за отчетный период с учетом входящего остатка. В расходной части аналогично указывается общая сумма, количество и масса реализованных изделий; выводится учетный остаток на конец отчетного периода.

Бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов. Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.
Руководитель утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Вопрос: Принимаем практически одинаковые ювелирные изделия по товарным накладным, и где-то стоит единица измерения 163 (г), а где-то — 796 (шт.), какая единица измерения более правильная? Не считается ли ошибкой, если у одного изделия в накладной стоит 796 (шт.), а мы в своем учете поставим 163 (г)? 

Ответ: Реквизиты «Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении» обязательно должны быть указаны в первичном документе, поскольку отсутствие хотя бы одной из составляющих данного реквизита может вызвать разногласия как в отношениях с сотрудниками или контрагентами, так и в отношениях с надзорными органами. Например, при передаче ювелирных изделий по накладной во избежание конфликта с покупателем необходимо указать наименование изделий, их количество в штуках, массу в граммах, а также их стоимость. 

Однако унифицированная форма накладной по форме ТОРГ-12 в графе 10 предполагает указание либо количества передаваемых ювелирных изделий в штуках, либо их массу в граммах.

Я впервые столкнулся с таким положением дел при проверке Районных потребительских обществ как отголосков советской торговли. В те времена считалось, что золотые ювелирные изделия — товар весовой, а серебряные — товар штучный. Т.е. учет золотых ювелирных изделий велся в граммах, а серебряных — в штуках. Это было следствием возможности отражения в унифицированной бумажной форме накладной только одного из двух реквизитов: либо штук, либо граммов. 

Кстати, некоторые ювелирные организации до настоящего времени учитывают ювелирные изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней точно так же.

В случае, когда материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а учитывается далее или отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, а затем (можно в скобках) — количество в единице измерения, по которой материал будет учитываться дальше.

При изготовлении собственных бланков (даже если они создаются на основе унифицированных форм первичной учетной документации) для удобства отражения специфики учета ювелирных изделий достаточно, например, в бланке накладной отразить и количество ювелирных изделий в штуках, и массу в граммах.

9. Инвентаризация ювелирных изделий.

Порядок проведения инвентаризаций описываете в собственной инструкции: сроки, приказы о создании инвентаризационных комиссий, оформление актов инвентаризаций и порядок их заполнения, оформление результатов.

В случае выявления расхождений между данными о фактическом наличии и учетным остатком бухгалтерией составляется сличительная ведомость.
После ознакомления с результатами сличения с материально ответственных лиц берутся письменные объяснения по выявленным расхождениям (излишкам и недостачам). Комиссия передает руководству объекта предложения по урегулированию выявленных расхождений.

Если потери (недостачи) явились следствием хищения неустановленным кругом лиц, то они могут быть отнесены на финансовые результаты организации только при наличии решения следственных или судебных органов, подтверждающих отсутствие конкретных виновных лиц. В остальных случаях потери следует взыскивать с виновных лиц.

Вопрос: Ювелирный магазин проводит ежемесячные инвентаризации. Обязательно ли итоги инвентаризации распечатывать, нумеровать листы, прошивать? Можно ли не выводить на печать инвентаризационные описи, если инвентаризация проводится в электронном виде? Когда печатаем по нескольким магазинам — огромные пачки бумаги!

Ответ: Обратимся к пунктам 1 и 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», которая называется «Первичные учетные документы»:
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (кстати, аналогичное требование есть и в ИМФ-231н).

Акт инвентаризации является первичным учетным документом. Первичные документы по учету результатов инвентаризации применяются для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной инвентаризации имущества.

Если у материально ответственных лиц и членов инвентаризационной комиссии нет электронных подписей, то оформление результатов инвентаризации на бумажных носителях с «живыми» подписями обязательно. Дополнительно замечу, что пачка бумаги все же дешевле нескольких электронных подписей.

Вопрос: Должна ли плановая инвентаризация проводиться одновременно по всей сети магазинов (24 магазина)?

Ответ: Руководству предприятия законодательством предоставляется право самостоятельно определять частоту проведения инвентаризаций. Это актуально при большом объеме инвентаризируемых объектов (подразделений). Отражаете это в плане-графике проведения инвентаризации и в учетной политике.

В график проведения инвентаризации включаются обязательные сведения о перечне объектов (подразделений), составе комиссий, сроках проведения инвентаризаций.

График инвентаризации не имеет утвержденного законодательно образца. Форму разрабатываете самостоятельно. На документе обязательно должна присутствовать утверждающая подпись руководителя.

Вопрос: Может ли заменить годовую инвентаризацию инвентаризация, проводимая при смене материально ответственных лиц?

Ответ: Законодательством предусмотрены различные формы и методы проведения инвентаризации:

По обязательности проведения:
— обязательная — проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством;
— инициативная — проводится по решению руководителя;

По периодичности проведения:
— плановая — проводится в соответствии с утвержденным порядком в установленные сроки;
— внеплановая — проводится по инициативе руководителя вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством.

Годовая инвентаризация является плановой обязательной, а инвентаризация при смене МОЛ — внеплановой обязательной. Т.е. это разные виды инвентаризаций, которые не могут заменять друг друга.

10. Реализация лома или неликвидов.

Вопрос: У меня вопрос по списанию ТМЦ (переводу их в лом). У меня розничный магазин, есть изделия, которые признаны неликвидами, и я отдаю их в производство. Но сейчас столкнулась с проблемой, не все производители могут принять у меня по накладной изделия, тем более что вес не совпадает (если попадаются изделия с камнями). Камни я могу сама выкрепить, но по документам этот вес надо как-то списывать. Подскажите, каким документом я могу оформить признание ювелирных изделий ломом и изменение общего веса после выкрепки. 

Ответ: Во время очередной плановой или внеплановой инвентаризации выделите залежалые изделия в отдельную опись, пусть комиссия в протоколе по результатам инвентаризации признает их неликвидами и предложит списать в лом. Руководитель утверждает решение. Далее выкрепляете вставки. Этот процесс сопровождается документом (актом) примерно следующего содержания: наименование изделия; масса изделия до операции (г); получено после выкрепки металла (г), получено после выкрепки вставок (г). Металл приходуете, со вставками можете сделать, что хотите.

Далее металл по фактической массе (и пробе) передаете в производство. Только не забудьте, если эти изделия не с этого производства, то они должны пройти аффинаж. Условие об этом лучше упомянуть в договоре с производителем. Обычно производители накапливают лом от нескольких заказчиков и централизованно сдают на аффинаж.

Вопрос: Куда может магазин сдать лом ювелирных изделий, если не работает по давальческой схеме? Как должны быть оформлены передача лома и оплата металла?

Ответ: Действуете аналогично: во время очередной инвентаризации признаете неликвиды ломом, подлежащим сдаче на переработку и аффинаж. Если вы не работаете по давальческой схеме, реализовать лом можно ювелирному заводу, переработчику лома и отходов, организации, занимающейся оптовой куплей-продажей драгоценных металлов. Короче, всем желающим купить такой лом. Передача сопровождается документами с указанием фактической массы и пробы. Цена, естественно, договорная, с учетом цен Лондонской биржи, затрат на переработку и т.п.

11. Весовое хозяйство.

Наличие весов в ювелирном магазине предусмотрено требованиями ИМФ-231н и Правил продажи отдельных видов товаров (Постановление Правительства РФ №55 от 19.01.1998). Весовое хозяйство должно отвечать установленным требованиям по точности взвешивания, необходимо иметь действующие свидетельства о поверке весов.

К сожалению, из ИМФ-231н исчезло требование по правилам установки весов. Это было серьезное требование. Всем известно, что весы должны быть установлены на неподвижное основание. Странно наблюдать, как в ювелирном магазине продавец достает весы из-под прилавка, сдувает пыль и, не выставив калибровку, начинает взвешивание.

12. Типичные нарушения, выявляемые при проверках.

Ниже приводятся типичные нарушения в работе ювелирного магазина, постарайтесь их избежать:
— своевременно не вносятся изменения в Карту постановки на спецучет при смене адресов торговли;
— внутренняя инструкция отсутствует или не отражает специфику работы;
— в торговом зале отсутствует информация для покупателей: Правила продажи, информация о пробах и клеймах, выдержки из стандартов и пр.;
— товарные чеки покупателю не выписываются или не содержат необходимой информации;
— тип заключенного договора (как договора купли-продажи) не соответствует тексту, по которому договор фактически является договором комиссии;
— накладные на получение товара оформляются с нарушениями: не указаны реквизиты договора, даты отпуска и приемки ценностей, масса прописью, должности и расшифровки подписей;
— осуществляется реализация изделий с фальшивыми оттисками государственного пробирного клейма или без оттисков, с деформированными, сполированными, плохо читаемыми оттисками, не поддающимися идентификации;
— весоизмерительные приборы в магазине отсутствуют;
— ярлыки российских производителей ювелирных изделий отсутствуют, на все изделия навешены ярлыки оптовика-посредника;
— на ярлыках изделий отсутствует информация о наименовании ДМ, об изготовителе, о наименовании и характеристиках вставок;
— учет по наименованиям изделий, наименованию ДМ, массе и пробе не организован;
— накладные на внутреннее перемещение оформлены с нарушениями: без указания наименования металла и пробы, подписей передающей и принимающей сторон, общего количества изделий и массы прописью, либо не оформляются вообще;
— невозможно провести идентификацию изделий со вставками, т.к. в накладных и учетных документах отсутствует информация о вставках;
— организация учета не обеспечивает возможности составления отчета о движении изделий по магазинам и организации в целом;
— отчеты о реализации комиссионных товаров не составляются;
— при приемке товара изделиям присваивается собственный артикул, что затрудняет их последующую идентификацию;
— в документах первичного учета отсутствуют необходимые реквизиты и подписи МОЛ;
— приказы о проведении инвентаризации не издаются;
— в состав рабочих комиссий включаются материально ответственные лица;
— при снятии наличия в ходе проверки выявлены расхождения (пересортица), причинами которых является ошибка при заведении в компьютер данных по изделиям (штрихкодам); ошибка не была выявлена ни при каких последующих операциях (передача, приемка, инвентаризации);
— договоры о материальной ответственности с работниками не заключены;
— форма материальной ответственности не соответствует фактической структуре Организации;
— ценности в конце рабочего дня передаются на хранение другому юридическому лицу без оформления каких-либо документов;
— технические средства охраны, хранилище или сейфы отсутствуют.

Вы — руководитель ювелирной организации, осуществляющей розничную продажу ювелирных и других бытовых изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней. Надеюсь, вы учтете в своей работе перечисленные нюансы.