Инвентаризация. Как обеспечить объективность и избежать манипуляций

Инвентаризация в ювелирном магазине или на складе является одним из важнейших мероприятий предотвращения потерь. В моей парадигме периодический контроль соответствия фактических товарных остатков учетным данным организуется не столько с целью выявления и фиксации расхождений, сколько с целью предотвращения хищений, и прежде всего сотрудниками объекта. 

Сразу хочу отметить, что многие коллеги позволяют себе вольное обращение с терминами. Обратите внимание, инвентаризация – это проверка состояния, оценка и документальное подтверждение наличия имущества и обязательств. Ревизия – это проверка финансово-хозяйственной деятельности лиц, подразделений и организаций. Ревизия – не инвентаризация. Инвентаризация может быть частью ревизии. Ревизия может назначаться по итогам инвентаризации. Инвентаризации проводятся членами инвентаризационной комиссии и только при отсутствии таковой могут поручаться ревизорам. Инвентаризация и ревизия – не одно и то же. Пересчет – это часть инвентаризации, непосредственная проверка фактического наличия ценностей (подсчет, взвешивание, обмер). Не путать с инвентаризацией!

Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Приказ Минфина РФ от 09.12.2016 №231н «Об утверждении Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении».

Для проведения товарных инвентаризаций, а мы будем говорить о них, есть масса причин, часть из которых отечественное законодательство считает обязательными, часть используется компаниями для внутренних целей. Так, причины могут быть корпоративными – годовая отчетность, залог или страхование имущества, реорганизация или ликвидация организации, смена юридических лиц и т.п.

Причины могут быть кадровыми – прибытие, убытие и смена материально ответственных лиц, уход руководителя магазина в отпуск или сотрудницы в декрет и т.д. Здесь я исхожу из того, что все сотрудники магазина составляют коллектив с полной материальной ответственностью и никак иначе.

Причины могут быть связаны с инцидентами – выявление фактов отсутствия или порчи товаров, в случае хищений или злоупотреблений, при наступлении других событий, в результате чего мог быть причинен ущерб. Многочисленные внутренние потребности ювелирной компании в контроле также являются причиной для организации плановых или внезапных инвентаризаций.

У каждой причины для проведения инвентаризации в компании могут существовать свои правила организации и оформления, периодичности и ресурсности, временных затрат и отчетности, учета и распределения ущерба. Уверен, что во всех магазинах и складах качеству инвентаризаций уделяется огромное внимание, поэтому не буду останавливаться на общеизвестных вопросах бухгалтерского и юридического толка, правилах учета и требованиях законодательства, которые порой невыполнимы без дополнительных расходов. Сосредоточу внимание читателей на ошибках, недостатках и рисках, допускаемых при организации инвентаризаций и ведущих к потерям. Или к сокрытию потерь.

Периодичность инвентаризаций

Общеизвестно, что чем реже считаем, тем больше потери. Этот мой тезис не столько об объеме потерь, как считают некоторые коллеги, сколько о связи потерь с объемом контроля. Полагаю, что нормальная периодичность для проведения полной инвентаризации всего ювелирного магазина – 1 раз в месяц, склада ювелирной компании – 1 раз в квартал. Реже – хуже, чаще – дороже. 

Кроме этого, я часто настаиваю на том, что выборочные инвентаризации, организуемые по отдельным помещениям, подразделениям и местам хранения и выкладки (часто называют частичными или локальными), должны проходить значительно плотнее, еженедельно или даже ежедневно, в зависимости от текущей ситуации с потерями/инцидентами. В принципе, если сложить все обязательные и необязательные причины для проведения инвентаризаций, особенно кадровые, то в среднем получится не меньше двух-трех раз в месяц. 

По законодательству количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, кроме обязательных случаев, устанавливаются руководителем организации. Ниже предлагаю оптимальное сочетание причин и периодичности проведения полных или выборочных инвентаризаций.

1.    Вне плана

Необходимость проведения внеплановых инвентаризаций чаще всего возникает в связи с инцидентами, реже – с корпоративными причинами. В зависимости от объема и обстоятельств причинения и обнаружения ущерба инвентаризации могут быть как полными, так и выборочными. Как правило, инвентаризации, организуемые по фактам ущерба или в рамках служебных расследований, проводятся с привлечением внешних инвентаризационных комиссий. Если вам по какой-либо причине пришлось проводить полную внеплановую инвентаризацию всех ценностей на объекте, она может быть зачтена как еженедельная или ежемесячная, если проведена в конце месяца. 

И не путайте внеплановые инвентаризации с внезапными. Плановыми на практике считаются регулярные инвентаризации – еженедельные, ежемесячные и ежегодные. У них плановая периодичность, и проводятся они, как правило, материально ответственными сотрудниками объекта. Остальные как бы внеплановые.

Внезапными инвентаризации называются потому, что дата их проведения неизвестна руководителям объекта и материально ответственным лицам. Такие инвентаризации служат инструментом внешнего контроля, назначаются в целях предотвращения потерь для поддержания тонуса контроля и проводятся с участием независимой инвентаризационной комиссии.

2.    Один раз в неделю

Инвентаризация ценностей обязательно назначается при возникновении определенных кадровых причин и проводится в магазине или в том подразделении, которого касаются конкретные юридически значимые события с работниками. Под кадровыми причинами я имею в виду перемещения сотрудников, являющихся членами коллектива с общей материальной ответственностью или обладающих полной индивидуальной материальной ответственностью: прием, увольнение, перевод или длительное отсутствие (командировка, отпуск календарный, отпуск по беременности и т.д.), смена руководителя или пятидесяти процентов членов бригады с полной коллективной материальной ответственностью. 
Если у вас в магазине или на складе на предстоящей неделе планируются такие кадровые события, рекомендую по возможности объединять их в одну инвентаризацию. Но если на неделе не планируется инвентаризация по кадровым и иным причинам, силами сотрудников объекта нужно организовать плановую инвентаризацию со статусом «полная еженедельная» или «полная ежемесячная». При отсутствии расхождений (недостачи или излишка) и соответствующего требования материально ответственных лиц оформлять еженедельную инвентаризацию на бумажных носителях не требуется (но желательно), ежемесячную – обязательно.

3.    Один раз в месяц

Если возникает потребность в проведении инвентаризации по кадровым или корпоративным причинам на последней неделе месяца, она проводится как полная для всех ценностей, находящихся на объекте, и оформляется по всем правилам бухгалтерского учета и материальной ответственности. 

Если на последней неделе месяца нет кадровых движений и других причин, организуется инвентаризация со статусом «полная ежемесячная». В принципе, как сказано выше, нет причин не признать любую полную инвентаризацию всего объекта, проведенную во второй половине месяца (кроме января) по любой причине, как ежемесячную. Но это зависит от текущей проблематики с потерями и решений руководства.

Если вы проводите ежемесячную инвентаризацию в январе, можно зачесть ее как ежегодную.

4.    Один раз в год

Ежегодно по состоянию на 1 января проводится обязательная полная (сплошная) инвентаризация всех ценностей, находящихся на территории ювелирного объекта (склады, торговый зал, хранилище, мастерская, участок экспертизы, ломбард и т.д.) с оформлением по всем правилам бухучета юридического лица. Обязательная инвентаризация касается всех и любых ценностей, находящихся на объекте, даже если они не принадлежат юридическому лицу магазина/склада или ювелирной компании. Сюда относится лом металлов и драгоценные камни, принятые от населения, изделия, сданные в ремонт, на экспертизу или на комиссию, изделия и металлы, принятые в зачет при покупке, расходные материалы для проверки и ремонта и т.д. Все ценности, по любым юридическим основаниям находящиеся на объекте, подлежат инвентаризации.
Очевидно, что в этом случае в январе нет нужды дополнительно проводить ежемесячную плановую инвентаризацию.

Вы с полным правом можете посчитать, что инвентаризовать магазин один раз в неделю – слишком часто. Ну, во-первых, если у вас неудовлетворительная текучесть или большой штат с отпусками и декретами – примерно так и получается. 

Во-вторых, если вы будете нарушать абсолют материальной ответственности (смотри мою статью в «Экспо-Ювелир» №1/112 Февраль-Май 2019) и игнорировать проведение инвентаризаций вопреки нормам законодательства, сами же сведете на нет один из мощных факторов, сдерживающих внутренние хищения и безнаказанность.

В-третьих, после этого вам уже придется чаще проводить инвентаризации при расследовании инцидентов. 

В-четвертых, для еженедельных инвентаризаций допустимо придумать упрощенную процедуру проведения и оформления и таким образом уменьшить нагрузку на персонал.

Проводить полные инвентаризации реже одного раза в месяц нельзя, и, действуя так, вы закладываете под свой бизнес мощную бомбу замедленного действия. Впрочем, как хотите. Можете проводить инвентаризации реже, на свой страх и риск.

Кто считает

Частое проведение инвентаризаций доступно только сотрудникам магазина как коллективу материально ответственных лиц. Конечно, в вашей большой или маленькой сети магазинов может быть собственная постоянно действующая рабочая инвентаризационная комиссия, в простонародье называемая контрольно-ревизионной группой, но и она не сможет так часто перемещаться по магазинам, особенно удаленным, в других областях и регионах. Своя комиссия на складе – это доступно. Правда, нехорошо, если эта комиссия подчиняется руководителю склада или руководителю руководителя склада. 

Ведя речь о внешних (независимых от объекта) инвентаризационных комиссиях, следует иметь в виду уже упомянутые требования законодательства о проведении инвентаризаций. Эти нормы закрепляют за членами ИК только работу с документами и учетом, а также запрещают включение проверяемых МОЛ в состав ИК. 

Пересчет в любом случае ведется при обязательном участии материально ответственных лиц, которые должны предъявлять ценности ревизорам ИК. Речь не идет о присутствии всего коллектива работников объекта, если часть из них дала бригадиру коллектива с полной материальной ответственностью или его заместителю доверенность на представление интересов. 

Оформление и документооборот инвентаризаций также в достаточной степени регламентированы законодательными нормами, вам остается только неукоснительно соблюдать этот порядок, обеспечивая отсутствие лазеек для ухода МОЛ от ответственности в случае обнаружения недостачи. 

Основная задача и обуславливающая характеристика любой инвентаризации – ее объективность, которая определяется короткой фразой «что по факту, то в учете». Не важно, сколько должно быть и что мы ожидали увидеть. Важно, чтобы все, что есть в магазине, было посчитано и в абсолютном соответствии внесено в учет (документы инвентаризации), не больше и не меньше. Как этого добиться, пытаясь доверять на расстоянии? Ведь от безысходности и отсутствия других человеческих ресурсов вы вынуждены поручать проведение плановых, «кадровых» или других инвентаризаций сотрудникам объекта без привлечения инвентаризационных комиссий. 

Давайте разбираться, обсуждая возможности контроля и другие меры, которые следует принимать, чтобы чувствовать себя в относительной безопасности. Начнем с правил подготовки и проведения пересчета.

Пересчет товара

Качество и, следовательно, объективность пересчета сильно зависят от уровня подготовки магазина/склада и товарного запаса к инвентаризации. Разумеется, каждый собственник устанавливает для персонала свои правила пересчета, я же приведу некоторый набор универсальных требований:

• обеспечить свободный доступ к изделиям на выкладке и в местах хранения,
• ярлыки/бирки изделий выложить для сканирования, упаковки развернуть ярлыками вперед, пустую тару убрать,
• проверить показания измерительного оборудования, которое может понадобиться для просчета и проверки ценностей по весу и качеству,
• привлечь достаточное количество сотрудников, парами распределить по зонам пересчета и обеспечить всем необходимым (ведомости, канцелярия, терминалы сбора данных и пр.),
• провести инструктаж по технике безопасности и правилам проведения инвентаризации,
• указать места для сбора бракованного товара и изделий без бирок,
• проверить готовность ИТ-оборудования и программного обеспечения.

Также могут применяться частные методы ускорения и контроля пересчета (предварительный пересчет складов, весовых ценностей, нумерация витрин/стеллажей/полок, визуализация на планограммах, подсчет с ТСД и т.д.).

Граничные условия

Все документы, по которым совершены и полностью завершены физические перемещения товаров через периметр магазина/склада, должны быть проведены . С этой целью необходимо в учетной системе проверить за весь межинвентаризационный период (МИП) документы по всем операциям, влияющим на товарные остатки. При этом желательно, чтобы документы прошлого МИП были неизменны. 

Здесь мы коснулись особой задачи, которая стоит перед директором магазина, – к началу инвентаризации обеспечить так называемые граничные условия: все ценности, поступившие под ответственность МОЛ, должны быть оприходованы, выбывшие ценности списаны в расход, а ценности в пути учтены по документам движения. Требование стандартное, но трудновыполнимое из-за сложностей современных торгово-складских операций, поэтому нуждается в уточнении.

Граничные условия могут не соблюдаться по ряду причин:

• Приходные документы в системе учета проведены, но товар отсутствует. Бывает, если торгово-складская система учета настроена так, что операция отгрузки со склада автоматически проводит приходный документ в магазине, но товар еще в пути.
• Приходные документы не проведены, но товар уже в магазине. Может быть вызвано задержкой приемки или оприходования.
• Расходные документы проведены, но товар почему-то не отгружен (на доставку или самовывоз, перемещения в другой магазин или возврат поставщику);
• Расходные документы не проведены, но товар отгружен (отправка в ремонт или сервис);
• Расходный документ не создавался и товар должен быть, но отсутствует. Бывает, когда недостача с прихода поставщика закрывается не расходным документом, а информационным, например, актом или претензией.
• Аналогично, приходный документ не создавался, а товар в наличии, в случае фиксации излишков с прихода.

Для контроля такие товары удобнее разделить по незавершенным операциям и сверить с документами. Но лучше всего стремиться к правильному завершению операций, обеспечивая авторское правило полной симметрии физической (логистической) и учетной (информационной) сущностей товаров. Это правило гласит, что текущему, реальному физическому МЕСТУ, наличествующему КОЛИЧЕСТВУ и фактическому КАЧЕСТВУ товара в момент «сейчас» должна полностью соответствовать текущая информация об этом товаре в системе учета в этот же момент.

«Проведение» документа – условный статус операции в любой системе учета, означающий, что в соответствии с этим документом произведены указанные в нем изменения остатков товарно-материальных ценностей. Чаще всего речь идет о постановке на учет или списании с остатков.

По ходу отмечу, что в учете не должно быть недостач или излишков, «висящих» с предыдущих инвентаризаций. Излишки само собой приходуются, по недостачам инициируется проверка, а сами недостающие позиции или веса перемещаются на специальный виртуальный склад системы учета, который так и можно назвать – «Недостача». Там они числятся до обнаружения, полного возмещения недостачи виновными или материально ответственными лицами либо до окончания следствия и списания на убытки. 

В целом последняя инвентаризация основных складов системы учета должна отражать текущее движение ценностей без учета расхождений, обнаруженных во время предыдущих инвентаризаций. С этой целью, кстати, не забудьте установить директорам магазинов или руководителю склада очень короткие сроки (1-3 дня) для проведения приходных и расходных операций на основании итоговых документов инвентаризации, если это не делается автоматически (да, так тоже можно).

Пересчет

От полноты и качества самого пересчета зависит результат инвентаризации, который можно учитывать по принципу «как посчитали, так и закрыли», без апелляций и последующих исправлений, или же можно давать магазину время на исправление ошибок. У каждого ритейлера свои правила пересчета, и я приведу здесь только общие рекомендации: 

• Считать сплошным образом по помещениям и витринам (для склада – по стеллажам) от входа слева направо по часовой стрелке вглубь, не пропуская ни одного товара, проверять все возможные места хранения.
• Не прерывать и не останавливать просчет до завершения пересчета ряда/витрины/полки.
• Помечать просчитанные витрины цветными стикерами или табличками «ПОСЧИТАНО».
• После пересчета выделенной зоны передать директору заполненную и подписанную ведомость.
• Не выдавать задание на пересчет следующей зоны до окончания пересчета предыдущей.
• Пересчет с членами инвентаризационной комиссии или КРО проводить парой «ревизор + продавец отдела».

Итоги инвентаризации могут быть признаны недействительными при выявлении ошибок или фальсификации данных, поэтому важно соблюдение некоторых запретов. При пересчете запрещено:

• Перемещать учтенные товары с места пересчета.
• Вносить данные в ведомости или в систему учета со слов сотрудников, не являющихся участниками подсчета, без пересчета или пользуясь знанием учетных остатков.
• Искажать данные пересчета, в том числе путем осуществления фактических или фиктивных перемещений и иных манипуляций, влияющих на остатки товара.
• Вносить в систему учета отсутствующие товары или в количестве, не соответствующем фактическому. 
• Неверно учитывать товары по незавершенным операциям.

Контроль объективности инвентаризации

По окончании инвентаризации членами ИК совместно с МОЛ должны проводиться контрольные выборочные проверки правильности проведения и учета. Для этого выбираются отдельные товарные группы или в каждой группе назначается процент изделий для повторного пересчета. Это один вариант, работающий при проведении инвентаризации с привлечением ИК.

Второй вариант – аналогичная контрольная проверка, проводимая внешним сотрудником при первом после инвентаризации появлении в магазине. Это может быть операционный менеджер или супервайзер, сотрудник СБ и т.д.

Третий вариант – дистанционная контрольная проверка, проводимая через несколько дней после инвентаризации путем запроса из «центра» (КРО компании, ревизор склада, специалист СБ и т.д.) фотоотчета по отдельным артикулам ювелирных изделий. Для проверки выбираются ювелирные изделия, в отношении которых есть сомнения в наличии, например:

• Изделие прибыло на склад излишком, но отражено в документах инвентаризации магазина как наличествующее.
• Во время контрольной проверки качества приемки в магазине изделие осталось на складе, но отражено в документах инвентаризации как наличествующее.
• Наоборот, во время контрольной проверки качества приемки в магазине изделие отправлено в магазин излишком, но не отражено в документах инвентаризации.
• Изделия внесены в документ инвентаризации вручную или переносом из других документов системы учета, а не путем сканирования бирки.
• Магазином за отчетный период не был исполнен заказ интернет-магазина, а изделие из заказа числится на остатках магазина и отражено в документах инвентаризации.
• Изделия отражаются в документах инвентаризаций, но по ним длительное время нет движения, при относительно высокой оборачиваемости аналогичных вещей.

Перечисленные варианты внешнего контроля требуют дополнительных ресурсов. Но можно ли обеспечить объективность инвентаризации непосредственно в момент пересчета самими сотрудниками объекта? На 100% пока нет, но несколько советов по устранению намеренных искажений у меня имеются.

«Слепой» пересчет 

Ведомости с перечнем SKU не распечатываются, а электронный документ не содержит остатков. Сотрудник пересчитывает изделия, не зная, сколько и чего должно быть. Он просто считает и вносит в бумажный или электронный документ пересчета, который затем передает руководителю (директору магазина или председателю ИК).

Пересчет сканированием 

Изделия, имеющие на бирках или ярлыках (ценниках и иной маркировке) различные коды для считывания, могут добавляться в документы пересчета только путем сканирования. То есть невозможно учесть в инвентаризацию товар, отсутствующий вместе с биркой. Да, ушлые ребята могут иметь копию штрихкода, но не все заходят так далеко в своих манипуляциях. Тут могут быть исключения, например нечитаемый код и пр., с которыми следует разбираться индивидуально.

Тайминг

Нам примерно известно, сколько требуется времени на подсчет товаров на витрине, стеллаже или полке или даже во всем магазине. Если время начала и завершения пересчета в разы меньше – очевидно, что мы имеем дело с фиктивной инвентаризацией, проведенной по учетным, а не фактическим остаткам.

Инвентаризация – основная и наиболее важная контрольная процедура, и от ее качества и объективности зависит очень многое: правильные товарные остатки, честная материальная ответственность, отношения в коллективе, оценка руководителя объекта и уязвимость системы учета.