Предотвращение потерь при хранении, возвратах и перемещениях ценностей

Продолжая обзор основных операционных рисков утраты ценностей в технологических процессах движения, начатый в журнале «Экспо-Ювелир» (№4/123 Октябрь 2021 – Январь 2022), затронем этапы хранения и разного рода перемещений ювелирных изделий между объектами.

Риски сохранности при хранении ювелирных изделий

Хранение ювелирных ценностей – довольно статичный этап внутренней логистики, который часто следует сразу за приемкой. Получили товар, разместили на хранение и выносим в торговый зал по мере надобности, чаще всего не отражая такие движения в системе учета. В целом, мало кто устраивает запасы ювелирки в магазинах, обычно товар сразу идет на выкладку для продажи, но хранение в незначительных количествах все же распространено.

В магазинах уличного ритейла хранение может быть обеспечено в отдельном помещении или в отдельных сейфах, куда ювелирные изделия перемещаются из торгового зала по окончании торгового дня и обратно с его началом. В других форматах такой процедуры может и не быть вовсе, если не позволяет площадь или хранение устроено непосредственно в торговом зале ювелирного салона.

Еще в магазине могут храниться товары, подготовленные на возврат, заказные изделия в ожидании своего клиента, расходные материалы мастера-ювелира, бракованные изделия и т.д. Таким образом, чаще всего в том или ином объеме хранение в ювелирном магазине присутствует.

Основные риски этого этапа технологического процесса связаны как с самим помещением для хранения, так и с действиями сотрудников в отношении размещенных в нем ценностей.

Криминальные риски этапа хранения

Знающие лихие люди могут пытаться взломать хранилище через перекрытия. Например, за год совместного проекта с одним ювелирным ритейлером я был свидетелем четырех краж со взломом перекрытий хранилищ в уличных магазинах. Отмечу, что средняя сумма ущерба от такой кражи превышает средний ущерб от ограбления примерно в 2 раза, так что риск вполне ощутимый. Противостоять этому несложно, здесь я только перечислю основные требования к локации и инженерной защите, которые следует знать и учесть в работе. И лучше, как вы понимаете, учитывать их на этапе поиска и открытия магазина.

Ювелирные магазины относятся к важным коммерческим объектам категории А2, противоправные действия на которых могут привести к особо крупному экономическому ущербу. Отдельные хранилища или сейфовые комнаты, расположенные внутри ювелирных магазинов, в свою очередь, относятся к объектам наивысшей категории А1. Список источников в конце статьи, обязательно проверяйте актуальные версии!

Хранилище должно иметь надежное исполнение, обеспечивающее эффективную защиту от проникновения с использованием отмычек, домкратов, слесарного и ручного электроинструмента, газорежущего оборудования и других орудий взлома.

В целом, готовое хранилище ценностей должно иметь класс устойчивости к взлому не ниже пятого, а его стены – класс защиты не ниже третьего. Внутренние и наружные стены магазина, имеющие третий класс защиты, могут быть одновременно и стенами ограждения хранилища. Вход в хранилище или помещение сейфовой комнаты должен быть один. Нередко хранилище обустраивается в виде капсулы (бокса), стены которой не доходят до стен помещения или потолка, а пространство между стен защищается дополнительными датчиками сигнализации. Охранная сигнализация на взлом – отдельная особая задача по проектированию и монтажу, которую лучше поручить надежным специалистам.

Кроме того, по нормативам непосредственное размещение ценностей в хранилище обеспечивается в сейфах, отвечающих требованиям соответствующего ГОСТа.

В связи с риском взлома не рекомендуется размещать ювелирные магазины в пристройках и на последних этажах зданий, над или под техническим этажом. Невозможно избежать размещения над подвалом или под жилыми помещениями, но в этих случаях предстоит усиливать конструкции и предпринимать дополнительные меры инженерной защиты, как указано в профильных руководящих документах – СНиПах и ГОСТах. Открытие ювелирного салона в торговом центре позволит избежать рисков взлома и затрат на квалифицированное инженерное укрепление.

Операционные риски этапа хранения

Тут ничего нового. Нечестные сотрудники магазина могут уединяться в помещении хранилища для манипуляций с находящимися там изделиями, изымать ценности из пакетов и подготавливать к хищению, просто воровать, пользуясь бесконтрольностью и свободным доступом в помещение.

Если у вас есть такое помещение, обязательно ограничивайте доступ и даже в рабочее время держите под сигнализацией, если в нем есть ценности. Не храните там упаковку, образцы, части торгового оборудования и другие нетоварные позиции, а также мусор и вторсырье.

Контролируйте вечерний сбор и утренний возврат ценностей на витрины (если используете такой процесс), чему помогает перемещение изделий на планшетках и визуальный контроль имеющихся в них пустот. При этом саму процедуру сбора/возврата можно считать частичной инвентаризацией и обучить сотрудников при выявлении пустот на планшетках сообщать директору магазина.

Длительное, более двух-трех дней хранение изделий, имеющих иное, кроме продажи, целевое назначение, желательно обеспечивать в закрывающихся и опечатываемых боксах либо в сейф-пакетах. Такие отдельные места хранения, в зависимости от внутренних технологий, могут быть по назначению индивидуализированы под продавцов или содержать указание на смены по датам обработки (помним про разделение материальной ответственности).

И, конечно, не забываем про видеонаблюдение на входе и внутри помещения для хранения.

Возврат товара поставщику

Возврат товара поставщику или на склад ювелирной компании – неотъемлемое звено логистической цепочки. Независимо от причин возвратов и не вдаваясь в рассмотрение концепций безусловной убыточности обратного товародвижения, традиционно обращу ваше внимание на риски потерь и методы их предотвращения.

По своей сути, большинство рисков возврата зеркальны рискам типа «входящие», которые мы отметили в предыдущей статье о приемке со склада или от поставщика (журнал «Экспо-Ювелир» (№4/123 Октябрь 2021 – Январь 2022). И кроме того, можно отметить, что подобные риски свойственны почти всем видам отправки из магазинов, не только возвратам (перемещения, выдача курьеру, отправка в сервис и т.п.):

• отгрузка с излишком количества или лишних SKU (умышленный перегруз);

• отгрузка с недостачей количества или SKU, уменьшением веса (умышленный недогруз);

• отгрузка с ухудшением качества.

В случае умышленных нарушений нечестными сотрудниками магазина целью отправки излишка может являться хищение в сговоре с сотрудником принимающего склада. Цель умышленного недогруза или намеренного ухудшения качества – хищение сотрудниками магазина в надежде, что в результате некачественной приемки на складе сети или поставщика недостача или брак не будут обнаружены или же будут отнесены на ответственность перевозчика.

Отправка излишков количества маловероятна для небольших отправлений, но вероятна для крупных партий при закрытии магазина или смене нескольких коллекций сразу. Умышленный перегруз SKU вне товарного документа или отправка недостачи весьма вероятны и распространены. При обнаружении расхождений всегда можно оправдаться ошибкой или быстро «найти» недостающие изделия.

О некоторых видах хищения массы изделий поговорим чуть позже.

Предотвращение рисков и потерь

Процедуры предотвращения потерь на этапе возврата должны быть особенно тщательными, поскольку возврат является точкой выхода ценностей из магазина. Таких точек всего две – отгрузка (возвраты или перемещения) и продажа. А это значит, что уровень административного контроля автоматически повышается. Поэтому подготовка товаров для отгрузки, оформление, проверка, упаковка и другие операции проводятся лично директором магазина или под его руководством. Ответственность за расхождения в количестве и качестве также возлагается на директора магазина. По этой же причине контроль за корректностью осуществления возврата товара переносится из магазина на второго участника операции – принимающую сторону, в наших примерах – на склад ювелирной компании или поставщику, куда адресован возврат.

Итак, какие контрольные процедуры являются стандартными для обеспечения беспроблемных возвратов?

Во-первых, желательно, чтобы ювелирные изделия попадали в документ на возврат путем сканирования кодов с маркировки. В принципе, это должно работать для всех товарных документов, включая инвентаризации, а способ добавления товаров в документ (сканирование, вручную, копирование из другого документа, подбор по номенклатуре и др.) должен быть отражен в соответствующем служебном поле документа учетной системы. Тогда, если какой-то товар добавлен не сканированием, возникнут вопросы, особенно при выявлении расхождений.

Во-вторых, в магазине сбор и упаковка товара на возврат вплоть до запаковки коробок или пакетов должна проходить под взглядом видеокамер и под запись аудиоролика. Обеспечьте не просто видимость движения рук, а различимость каждого изделия со всеми ярлыками. Аналогичные правила действуют и для распаковки магазинных посылок на складе. Это аксиома.

В-третьих, во избежание путаницы с отдельными коробками из общего документа возврата не забудьте о формировании единиц доставки по правилу «одна коробка – один документ», а также о требовании иметь в логистическом контуре единой системы учета уникальную идентификацию для каждой единицы доставки. Об этих правилах предотвращения потерь мы упоминали ранее в других статьях (смотрите архив публикаций автора https://expojeweller.ru/articles/authors/igor-chumarin/).

В-четвертых, обеспечьте полноценный контроль на стороне получателя возврата. Именно качество контроля на этом звене логистической цепи является определяющим в отношении вероятности возникновения инцидентов с потерями. Если фактическое содержимое возврата целиком по количеству и качеству совпадает с сопроводительными (бумажными) документами и одновременно с информацией в системе учета – все ОК. Если есть расхождения между этими двумя или всеми тремя источниками информации – начинаем разбираться. Начало расследования означает, что контроль сработал и контрольные точки выбраны верно.

В-пятых, не исключаем махинации на стороне получателей возврата, когда сотрудники склада утверждают, что обнаружили в возврате недостачу. Или увидели излишек и не сообщили о нем. В этом случае обращаемся к видеоролику разбора конкретного отправления и всегда помним о том, что контрольные отгрузки должны быть двусторонними. Не только на складе ювелирной компании организуются такие проверки магазинов «на вшивость», но и с помощью сотрудников СБ/КРО в обратном направлении также нужно проводить аналогичные контрольные мероприятия. Если принимающая сторона – это независимый поставщик, включаются правила фиксации и оформления претензий по расхождениям, подобные описанным в предыдущей статье автора.

Контрольная отгрузка – это мероприятие предотвращения потерь, когда сбор и упаковка изделий комиссионно протоколируется и записывается на видео вплоть до запечатывания сейф-пакета или коробки для отправки. Проводится по плану профилактики или при поступлении информации о злоупотреблениях на конкретном торговом объекте или в подразделении склада. В зависимости от цели проверки товарная часть может соответствовать документам или иметь запротоколированные расхождения, как правило, излишки.

Рассмотрев проблематику предотвращения потерь на этапах приемки и отгрузки товаров, отметим, что перемещение между магазинами одной торговой сети есть не что иное, как отгрузка из магазина-отправителя и приемка в магазин-получатель. Здесь действуют те же правила контроля, даже если магазины одной сети (бренда) представлены разными юридическими лицами. Если у вас единая система учета, с точки зрения контроля считаем это внутренними перемещениями.

Но часто, когда магазины одной сети начинают мнить между собой дружеские отношения, возникает упрощение или даже отказ от взаимных контрольных процедур («все свои, чего париться»), включается режим «верю на слово», что недопустимо и впоследствии приводит к потерям. Доходит до того, что между магазинами, расположенными в одном городе, ювелирные ценности перемещаются в карманах сотрудников с присущими очевидными рисками.

Будьте внимательны и с точки зрения предотвращения потерь относитесь к внутренним перемещениям так же жестко и однозначно, как к внешним, со всеми необходимыми мерами контроля и анализа в случае отклонений.

Хищение массы изделий

Хищение массы изделий перед отгрузкой вероятно, если товар отправляется в стоковые магазины для продажи с уценкой или в переплавку как неликвид. Тут возможно все – от дефрагментации изделий до подмены в пробах перед отгрузкой.

Конечно, кражи массы изделий могут быть самостоятельным преступлением, совершаемым не обязательно в связке с возвратами, однако возврат в этом случае – удобная возможность для нарушителя скрыть факт хищения, «размазав» его по другим звеньям логистической цепи.

Дефрагментация – это кража элементов от составных или наборных ювелирных изделий, когда для преступного присвоения металла или ценных вставок изделия определенным образом модифицируются и становятся легче. Могут изыматься как неосновные или малозаметные фрагменты (звенья цепей, элементы замков), так и фрагменты, влияющие на внешний вид изделия.

Обычно такие изделия обнаруживаются во время качественной независимой инвентаризации или после жалоб клиентов на несоответствие веса. Модифицированное изделие после обнаружения изымается из оборота и передается в СБ или КРО для расследования.

Замечу, что каналы приема жалоб от клиентов необходимо дистанцировать от магазинов и обрабатывать централизованно, при необходимости подключая к вопросам профильные подразделения, в нашем случае – СБ и юристов.

Для минимизации посягательств на кражу описанным способом необходимо в каталогах и в товарной карточке номенклатурного справочника системы учета, кроме обязательных веса и длины, иметь детальные описания составных изделий поэлементно – сколько звездочек, звеньев или нитей. Соответственно, при отгрузке и приемке проверять изделия из группы риска не только по артикулу, но и по описанию.

В заключение

Возврат, как и любая другая причина отгрузки, – это выход товара из магазина вне продажи. Все логистические и учетные процедуры, связанные с этой точкой выхода ценностей за периметр магазина, должны пройти тщательный аудит рисков. Следует диагностировать механику физического перемещения, отражение в учете и документообороте, текущие меры контроля сохранности. У каждого бренда, магазина, сети магазинов или торгового оператора свои технологии товародвижения, и общие рекомендации автора необходимо критически соотносить со своими индивидуальными особенностями.

Для справки

Список основных нормативных актов по инженерно-технической защите ювелирного магазина и внутренних хранилищ:

1. Методические рекомендации Р 078-2019 «Инженерно-техническая укрепленность и оснащение техническими средствами охраны объектов и мест проживания и хранения имущества граждан, принимаемых под централизованную охрану подразделениями вневедомственной охраны войск Национальной гвардии Российской Федерации», утв. ГУВО Росгвардии 04.04.2019.

2. ГОСТ Р 50862-2017 «Сейфы, сейфовые комнаты и хранилища ценностей. Требования и методы испытаний на устойчивость к взлому».

3. ГОСТ 9561-2016 «Плиты перекрытий железобетонные многопустотные для зданий и сооружений. Технические условия».

4. ГОСТ 12767-2016 «Плиты перекрытий железобетонные сплошные для крупнопанельных зданий. Общие технические условия».

5. ГОСТ 11024-2012 «Панели стеновые наружные бетонные и железобетонные для жилых и общественных зданий. Общие технические условия».

6. ГОСТ 19010-82 «Блоки стеновые бетонные и железобетонные для зданий. Общие технические условия».

7. ГОСТ 12504-2015 «Панели стеновые внутренние бетонные и железобетонные для жилых и общественных зданий. Общие технические условия».

8. ГОСТ 23279-2012 «Сетки арматурные сварные для железобетонных конструкций и изделий. Общие технические условия».

9. ГОСТ Р 54171-2010 «Стекло многослойное. Технические условия».

10. ГОСТ Р 51136-2008 «Стекла защитные многослойные. Общие технические условия».

11. ГОСТ Р 51222-98 «Средства защитные банковские. Жалюзи. Общие технические условия».

12. ГОСТ Р 51242-98 «Конструкции защитные механические и электромеханические для дверных и оконных проемов. Технические требования и методы испытаний на устойчивость к разрушающим воздействиям».